医学部各有关单位：

　　根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和医学部有关档案管理的规定，一年一度的文书立卷归档工作已经开始。请各单位档案员负责协调督促本单位有关人员做好文件材料的归档工作，将所在单位2009年及以前尚未按时归档的文件材料按照年度进行收集、分类、立卷、整理并装订成册，及时向档案馆移交。

　　文件材料归档要求如下：

　　一、归档范围：

　　各部门根据《文件材料归档范围及保管期限》收集文件材料，其中涉密档案需单独整理、移交，不得与非涉密档案混合组卷。设备档案分室除按规定移交有关设备综合管理材料外，还需移交所保管档案的案卷目录一份。

　　二、归档时间：

　　1、所立案卷经档案馆验收合格后，编制页号和卷内文件目录，由本单位主管领导和档案员在卷末备考表上签字确认，并装订成卷，于2010年11月底之前向档案馆移交归档。

　　2、教学档案按学年度归档，应在2011年寒假以前归档；

　　3、科研档案在申报成果的同时归档；

　　4、基建档案在项目竣工验收后六个月内归档；

　　5、照片档案在形成3个月内归档。

　　三、文件的整理：

　　文件材料的整理立卷可参考《档案知识宣传手册》中有关归档和整理的相关内容，或及时与档案馆工作人员联系咨询。编制卷内文件目录时，可登陆档案馆网页下载《2009年档案移交目录和卷内文件目录模板》（网址：Http://archives.bjmu.edu.cn/业务指导），并按要求填写上报。

　　四、移交档案：

　　各单位在移交档案时，需编制档案移交目录并注明移交日期。移交目录一式两份，由交接双方签字后留底备查。编制移交目录时，可登陆档案馆网页下载（网址同上）。

　　各单位在移交档案的同时，向档案馆发送电子版卷内文件目录和移交目录。

　　请各单位主管领导和档案员积极配合档案馆，做好2009年度档案的归档工作，实现所移交档案的标准规范、齐全完整，共同推进我校档案工作的开展。

                                                                                                   医学部档案馆

                                                                                                      2010年6月7日