查档须知

一、查档时间

  周三上午8:20–11:20，下午13:20–16:20；

  周六日及法定节假日闭馆，寒暑假开放时间另行通知。

二、查档手续

1、个人查档：本人前来办理须携带有效身份证件原件及介绍信（介绍信样本），代理人前来办理须出示委托人亲笔签名的授权委托书（委托书样本）、委托人有效身份证件复印件及代理人有效身份证件原件。

2、因公查档：经办人须出示单位介绍信或人事补档函及个人有效身份证件原件。

3、请利用者本人或委托人按照相应手续到馆查档。疫情期间校外人员入校需提前办理相关手续。

三、常用档案借阅规则

   1、历史档案：查阅国立北京医学专门学校、国立北京医科大学校、国立京师大学校医科、国立北平大学医学院、西北医学院、伪“国立北京大学医学院”、北平临时大学补习班第六分班、北京大学医学院、北京医学院、北京医科大学等历史档案，利用者须提供本人有效身份证件、所在单位介绍信（注明查阅主题和年代范围）办理借阅手续。

2、教学档案：录取新生名册、成绩单、毕业证明、学位审批材料。本人前来办理，须携带有效身份证件原件；代理人前来办理，须出示委托人亲笔签名的授权委托书、委托人有效身份证件复印件及代理人有效身份证件原件。利用者须准确提供入学时间、毕业时间、学院、专业、学号、生源地、是否获得学位等基本信息。人事补档需提供所在单位人事部门出具的人事补档函。

3、党政档案：查阅本单位档案须提供个人有效证件、本单位介绍信；查阅非本单位档案须提供个人有效证件、本单位介绍信（注明查阅事件和年代范围）及档案形成单位知情同意书（相关负责人签字并加盖公章）。本馆所存党政档案原则上仅供校内人员查阅利用，校外人员因公查档时，须持单位介绍信、档案形成单位知情同意书（相关负责人签字并加盖公章）并经档案馆负责人同意后方可查阅。

4、科研档案：原则上仅对科研处人员提供借阅，涉及到科研课题的须课题负责人提供知情同意书（相关负责人签字并加盖公章）。

5、基建、财会、设备、产业、外事档案：原则上仅对档案形成单位人员提供借阅，其他单位因公查阅时须提供个人有效证件、本单位开具的介绍信及档案形成单位知情同意书（相关负责人签字并加盖公章）。如需复制须签署相关利用承诺书。

6、人物档案。查阅人物档案须提供利用者个人有效证件、所在单位介绍信及人物档案本人或家属的同意函办理相关借阅手续。

7、出版档案。利用者须提供个人有效证件及所在单位介绍信办理相关借阅手续。

8、照片档案。利用者须提供个人有效证件及所在单位介绍信办理相关借阅手续并签署北京大学医学部电子档案及数码照片查阅利用承诺书。

四、收费办法

1、根据国家档案局关于严格执行财政部、发改委关于取消利用档案收费规定的相关要求，档案借阅不再收取档案保护费及证明费。

2、复制档案时收取相关费用：扫描10元/页；复印A3 0.5元/页，A4 0.3元/页（均以档案标注页码为准）。

五、注意事项

1、档案未经允许不得拍照，如需复制档案，应经档案馆同意，由工作人员进行复制，并收取相应的档案复制费。

2、档案原则上不外借，利用者应在档案阅览室查阅。特殊情况须要借出时，须经馆领导批准，并办理相应的借出手续。

3、本馆保管的档案，任何组织和个人无权公布。利用者不得在发表刊物中摘录和引用档案全文，部分引用时应注明“北京大学医学部档案馆收藏”的字样和该档案档号。任何组织和个人未经档案馆同意不得向社会公布、陈列、展出档案，全文公布或汇编出版档案应征得档案馆同意并签订出版合同，违反者依《中华人民共和国档案法》和相关法规追究责任。