一、在文件材料上报下发时，一定要留有备份。

二、根据上级文件要求上报的文件，要将依据文件与上报文件放在一起保存。

三、领导审核、签发的定稿（或重要文件的修改稿）要与正本放在一起。

四、平时要及时收集各岗位的重要文件，如需经常查阅的文件，可将原件收集保管，使用复印件传阅。

五、在文件运行时要严格履行借阅登记手续，确保文件材料不丢失。

六、领导或著名学者参加重要会议带回的各种载体的文件材料，要及时索取。

七、在文件运行时，要及时检查文件材料的用纸、书写和签字用笔等是否符合要求。对不符合要求的文件要及时退回重办。