一、预立卷

　　预立卷是由学校的各个单位（部、处、学院）的档案员将本单位办理完毕的归档文件，分类存放在文件夹内的过程。

　　二、整理组卷

　　文件材料在平时收集积累的基础上，按照归档范围，剔除无需归档的文件材料，检查文件完整性，然后将整理文件按照年度或问题等进行立卷。在此基础上，档案馆同志进行预立卷的预审工作，通过预审后，才可以编页号、填写卷内目录和备考表，进行案卷的装订与书写案卷封面。

　　三、移交档案 归档验收

　　档案馆按照有关标准进行验收。不符合要求的档案，退回不予接收，并要求在一定期限内改正，验收合格的档案，交接双方在移交清单上签字，双方各执一份留存。设有档案分室单位，应每年向档案馆移交案卷目录。

　　 四、归档时间

　　（一）、各部门形成的能按年度归档的文件材料，应在次年六月底前归档。

　　（二）、有关部门形成的能按学年度归档的文件材料，应在次年寒假以前归档。

　　（三）、科研类档案，在申报成果时同时归档。

　　（四）、基建类档案在项目竣工验收后六个月内归档。