除发文格式应按照学校有关规定编辑外，文件材料作为档案保存质量要求有以下几点：

一、不能是复印件。因为复印件无法起到档案所具有的凭证作用。

二、起草文件及签字时必须使用钢笔、签字笔或毛笔，其墨水的颜色为蓝色或黑色。禁止使用圆珠笔、铅笔，纯蓝色、红色墨水等。

三、文件的各项信息应该齐全。

四、纸张的质量应以有利于长期保管为标准。质地结实耐用，规格一般为A4。

五、在左侧留出装订线。否则归档时还要再加装订边，不仅增添许多额外的工作量，对档案的保管也不利。