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档案的整理与编目
发布日期::2009-05-26 浏览次数: 52 字号:[ ]

档案的整理与编目

(以文书档案材料的整理为例)

一、集中文件材料:按年度集中文件。

二、文件材料的分类、排列和确定保管期限:

将一年的文件按顺序排列确定件、卷。将同一类的文件材料排列在一起。每件文件材料排列原则:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;转发文件在前,被转发文件在后;案件文件,结论、决定、判决性文件在前,依据性材料在后。同时确定每一件卷的保管期限。

三、确定题名:题名要求能准确揭示文件内容,不超过50个字。单份文件如标题明确,可用原有标题,否则需要重新拟写题名。多份文件的题名应准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

四、编写页号:凡是有文字的页面都要用铅笔编页号。两面都有字的,正面编在距右下角侧边20mm 处,反面编在距左下角侧边20mm处。

五、填写卷内目录、备考表、拟写案卷封面。

六、装订

(一)去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物或塑料夹。

(二)装订线以外有文字要贴边条,有保存价值的小便条要贴在大纸上。

(三)按照封面、卷内目录、文件、封底(最后一页纸的背面有字或纸质较薄的须加封底)的顺序,封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准,左下侧对齐,三点一线装订。

七、填写盒面、盒脊内容




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