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关于开展2014年度文件材料归档工作的通知
发布日期::2015-06-19 浏览次数: 52 字号:[ ]

 医学部各有关单位:

根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和医学部有关档案管理的规定,一年一度的文书立卷归档工作已经开始。请各单位档案员负责协调督促本单位有关人员做好文件材料的归档工作,将所在单位2014年及以前尚未按时归档的文件材料按照年度进行收集、分类、立卷、整理并装订成册,及时向档案馆移交。

文件材料归档要求如下:

    一、归档范围

(一)文件材料归档。各部门根据《文件材料归档范围及保管期限》收集文件材料,其中涉密档案需单独整理、移交,不得与非涉密档案混合组卷。设备档案分室除按规定移交有关设备综合管理材料外,还需移交所保管档案的案卷目录一份。

(二)老照片专项归档。根据2014年4月21日医学部第10次部务办公会研究决定,启动老照片专项采集。请各部门将本部门保存的时间范围为1912年-2000年,有关北医及附属医院在各个时期、各个领域、各种重要活动、重大事件中形成的有纪念意义,有保存、研究、展览价值的照片以及能够反映北医及附属医院各时期师生生活状况、精神风貌,校园风景,人文建筑等的历史照片集中整理归档。

    二、归档时间

(一)所立案卷经档案馆验收合格后,编制页号和卷内文件目录,由本单位主管领导和档案员在卷末备考表上签字确认,并装订成卷,于2015年11月底之前向档案馆移交归档。

(二)教学档案按学年度归档,应在2016年寒假以前归档;

(三)科研档案在申报成果的同时归档;

(四)基建档案在项目竣工验收后6个月内归档;

(五)照片档案在形成3个月内归档。

三、整理要求

(一)文件材料的整理立卷可参考《档案知识宣传手册》中有关归档和整理的相关内容,或及时与档案馆工作人员联系咨询。编制卷内文件目录时,可登陆档案馆网页下载《2009年档案移交目录和卷内文件目录模板》(网址:Http://archives.bjmu.edu.cn/业务指导),并按要求填写上报。

(二)纸质照片档案的整理要求可参考《照片档案管理规范》GB/T 11821-2002(网址同上)。数码照片档案的整理要求可参考《数码照片整理要求》(网址同上)

四、移交档案:

(一)文件材料移交。各单位在移交档案时,需编制档案移交目录并注明移交日期。移交目录一式两份,由交接双方签字后留底备查。编制移交目录时,可登陆档案馆网页下载(网址同上)。各单位在移交档案的同时,向档案馆发送电子版卷内文件目录和移交目录。

(二)照片档案移交。各单位在照片档案整理后,需及时联系档案馆相关负责人审核,经审核后的照片编制移交目录,并注明移交日期。移交目录一式两份,由交接双方签字后留底备查。编制移交目录时,可登陆档案馆网页下载(网址同上)

请各单位主管领导和档案员积极配合档案馆,做好2014年度档案的归档工作,实现所移交档案的标准规范、齐全完整,共同推进我校档案工作的开展。

 

附:医学部档案馆工作人员分工及联系方式

 

                                      医学部档案馆

                                      二〇一五年六月十七日

 

 

 

附表:

医学部档案馆工作人员分工及联系方式

 

 

分工

姓名

联系方式

科研、基建、设备、礼品档案

代静

82801540

党群行政、财会档案

王兆怡

82801540

外事、出版、产业、照片、人物、历史档案(含电子版历史档案)、校史材料

王红涛

82801540

教学档案

82801540

 




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